一、廈門宇龍機械信息化起因分析

廈門宇龍機械有限公司在2011年起，經過組織改革、流程梳理、制度建立逐步使得企業在管理規范上提升一個臺階。但伴隨著企業業務量不斷增加，組織越來越龐大，如同其他發展成長中的制造企業一樣，逐步出現以下問題：

1、 流程標準化停留在紙面上，缺乏有效的落地控制。

2、 由于缺乏統一的平臺，各個部門的信息無法有效的傳遞，造成信息孤島。

3、 計劃統籌問題困難。

為改善以上問題，公司決定在2011年啟動信息化項目，在項目選型和推進階段公司公司主要從以下幾個方面考慮：

1、 企業信息化項目建設是一個長期的工程，而落地信息化是分階段執行，必須選擇能夠為企業提供全面信息化的服務商和產品，避免在二期、三期無法滿足而導致多系統并存，造成更多的信息孤島。

2、 標準化管理思想要跟上要求，要有破除部門本位觀的現象。同時在信息化目標推進上由先落地標準化，而后提升智能化。標準化決定企業的管理規范，只有規范的管理數據才能依托智能化的管理平臺為領導提供有效的決策數據。

3、 信息化推進優先從主流業務入手，如“業務-財務一體化，業務-生產-財務一體化”，而后再考慮成本、人力資源等項目的推進。一方面考慮項目實施成功難度；另一方面考慮企業投資信息化效益比，或者必要性。

二、廈門宇龍機械信息化應用現狀總結

第一階段目標：落地標準化管理，構建統一的信息化管理平臺

廈門宇龍機械有限公司的信息化從2011年開始，實施用友U8-ERP企業管理軟件，實施過程經過產品培訓、業務調研、需求分析、應用方案設計及最終確認、靜態和動態數據準備輸入、手工業務與系統業務的并行運行以及切換上線等階段性項目任務，在年底順利切換上線運行，本次實施實搭建了宇龍機械的財務業務生產一體化的信息化平臺，有效地整合了企業各項基礎數據，優化了企業管理作業流程，部門與部門之間的信息傳遞更及時準確。本次實施解決和實現了以下業務：

? 基礎數據的規范管理。

實施前：物料是制造企業運轉的核心和系統運行順暢的基石。在項目上線之前由于缺乏統一的管理和規范，研發、倉儲、采購等各部門在針對同一物料的管理上均有自身的習慣，這就為后續信息的溝通埋下很大的隱患。

實施后：通過啟動信息化項目，軟件廠商顧問組和企業內部項目組統籌研發、生產、采購、銷售、倉儲、財務等業務部門，共同制定統一的物料管理規范。從物料分類、編碼規則、名稱命名、規格描述、計量單位統一管理等細節入手，真正為企業做到一物一碼。同時建立新增物料的規范管理流程，杜絕物料隨意增加，造成物料管理部規范，一物多碼的現象再次出現。

? 構建從采購下單—采購付款一體化管理平臺。

實施前：采購部下達采購合同后，無法獲知采購到貨、入庫、付款情況，因此采購部在跟催貨物上缺乏有效的信息，從而在保證貨物及時到位問題上表現不佳。

實施后：通過U8系統搭建從請購—采購下單—到貨報檢—來料檢驗—采購入庫—采購發票—采購請款—采購付款一體化管理平臺，在系統中打通了整個采購業務流程，全流程地系統控制，能夠通過系統執行跟蹤表查看到每筆采購數據的執行進度，保證了采購數據的可追溯性、付款的安全準確性。同時通過采購系統預警功能，實時提醒臨近到貨的采購訂單和逾期未到貨的采購訂單，來提醒采購員更有效的及時跟進貨物的到位情況，避免因為物料延遲造成生產和出貨的耽擱。

? 構建銷售下單—銷售收款一體化管理平臺。

實施前：銷售接單后，分發給生產計劃、采購等各部門，由于缺乏共享的信息平臺，無法第一時間獲知產品庫存狀況，生產安排進度，銷售出貨狀況，因此無法及時回復客戶訂單執行情況。同時由于缺乏一體化的數據管理規范，造成銷售部在數據統計和客戶對賬方面，無法快速、準確的出具相應統計報表。

實施后：通過U8系統應用，在系統中實現了銷售業務流程的應用，從銷售訂單-發貨-出庫-開票-收款的全流程控制，通過系統實現了訂單追溯管理，可以按客戶訂單號在系統中進行業務追溯。同時借助系統數據統計報表，準確、快速的統計銷售數據和方便與客戶對賬。

? 加強庫存管理規范，降低庫存賬管理難度，構建動態庫存管理體系。

實施前：由于缺乏系統支撐，倉庫出入庫管理均采用電子表和手工帳管理。由于無法與采購對接，倉管無法獲知來料是否有按照采購要求和超訂單量送貨；對于生產發料也無法校驗是否是按照企業BOM要求進行發料，只能車間要什么發什么。同時由于對出入庫的管理缺乏及時、規范的管理，庫存帳始終無法及時、準確、快速的提供給其他業務部門決策使用。

實施后：通過U8+信息系統實施，倉庫作為整個業務體系的中間環節，真正做到倉庫入庫、出庫、盤點有據可依，如采購入庫依據質檢系統的來料檢驗單，生產發料依據生產系統的領料申請單自動生成。不僅簡化倉庫管理人員的操作難度，同時通過系統控制出入庫，保證所有出入庫業務實時在系統中反應，生產、銷售、采購等部門可以自行查閱實時庫存，合理開展業務，實現了庫存實時共享，提高部門間協同的效率。通過庫存系統報表進行呆滯積壓分析，提高庫存周轉率和利用率。通過對庫存現存、采購系統在途信息、生產系統在途（領料和入庫）、銷售系統在途發貨信息的采集，為企業不僅提供庫存當前庫存現存賬務信息（現存量），同時能預測未來某個時間點的動態庫存信息（可用量），為管理決策提供更有價值的庫存賬務信息。

? 初步降低成本核算難度，提升成本核算準確度。

實施前：成本會計每月月底需要對倉庫反饋的表格進行分類梳理，通過手工方式進行材料加權平均及材料成本計算，工作量不但巨大，也因庫存數據沒有與生產系統的勾稽，存在數據不準確的風險，造成企業無法獲得準確的制造成本。

實施后：通過U8系統存貨核算系統的實施，幫助企業通過出入庫類別按照不同業務性質、財務費用歸集方式進行分類管理，使得成本核算更為清晰。借助存貨核算系統與采購系統、庫存系統的集成應用，系統自動抓取每筆采購入庫和發票數據最為材料入庫成本，系統自動計算材料出庫成本，通過生產訂單對材料領用情況手工分配制造費用等，核算產成品的最終成本，為后續啟用成本核算系統奠定基礎。

? 往來款管理更加嚴謹。

實施前：由于財務部門與業務部門沒有實時的數據對接，造成企業財務部門無法真正的做到業務營收和業務應付的高效監管，僅能事后通過提交的相關材料進行等帳工作。

實施后：依托應收、應付管理系統分別與銷售、采購系統的對接，每筆業務收支均由業務系統傳遞至財務系統，財務部門實時可以掌控企業往來款狀況，從而加強對企業應收應付賬款的管控，減少財務資金風險。通過賬齡分析和賬期管控，提高公司資金回收利用率。

? 產品技術數據標準化，構建產品BOM、工藝數據管理平臺。

實施前：研發的技術數據更多的是通過EXCEL表、工藝圖紙來管理，由于缺乏系統化平臺，BOM數據無法直觀的體現產品層級結構。同時BOM數據通過表格共享給采購、生產、BOM部門，由于信息的分散發放，在發生設變、更版等情況時，無法做到信息的一體化更新。

實施后：通過項目實施，項目組集合產品結構、生產排產要求、倉庫管理要求、成本核算要求，為企業提交真正意義上的管理BOM結構，突破原有BOM數據僅從產品設計單一角度考慮造成與生產計劃排產、庫存出入庫、成本核算維度無法統一口徑，僅能作為材料發料依據的單一功能。通過BOM系統與生產系統的對接，實現企業按單控制發料；通過BOM系統與需求規劃系統的對接，為物料采購計劃運算提供計算依據。

? 搭建生產工單作業管理系統，實現按單排產、按單控料。

實施前：銷售接單后，通過表格傳遞給生產再進行排產計劃安排，由于信息的斷截，生產進度無法實時反饋給銷售部；由于無法做到與倉庫的無縫對接，生產發料無法做到按單控料，也無法及時獲知生產進度狀況。

實施后：通過U8生產訂單系統的上線，真正實現銷售接單—按單生成排產工單的需求，從而讓銷售能直觀的獲知生產訂單執行狀態；通過生產系統與BOM\庫存系統的集成應用，真正實現生產用料依據設計研發要求，生產發料實現按單控料，從而做到發料準確，制造準確的管理目標。同時通過生產訂單執行分析報表，實時可以查詢用料情況，訂單完工情況。

? 構建系統化的質量管控平臺，通過質量分析提升產品品質。

實施前：企業自管理改革后，在質檢環節的管理要求越來越嚴格。但是之前手工模式的質檢僅能粗放式的在供應商送貨單上進行質檢的檢驗簽核，而質檢的數據無法為企業在日后的蓋上提供有力的數據支撐，如對供應商交貨質量的分析。

實施后：供應商貨物到達，通過系統進行到貨報檢，質檢員進行檢驗完畢后審核檢驗單，倉庫依據檢驗結果進行入庫處理，真正實現完成來料質檢控制目標。同時系統通過供應商交貨質量分析報表，為企業提供完整的供應商質量評價數據，為企業日后加強供應商考核提供有力的數據支撐。同時通過質量管理加強對原材料的收貨管控，減少因原材料不良造成的損失。嚴格控制產品入庫質量，提高產品客戶滿意度。

第二階段目標：持續優化和改善。

第一階段實施前，企業真正對信息系統能對管理精細化、智能化實現到什么程度，概念和需求并不高。但伴隨企業信息系統上線一段時間，信息化系統應用加深，在依托系統輔助管理要求方面隨之增加。比如：

? 產品報檢系統操作麻煩，耽誤出貨和增加大量工作量，后面有針對性的取消了部分產品的系統報檢和檢驗程序，在系統外進行報檢檢驗，系統內直接做入庫處理。

? 生產工單下達時下級零件生產任務過多，將產品和零件生產任務整合下達的挑選過程比較麻煩，優化后系統中改生產工單模式為集合生產訂單，只下達產品生產任務系統自動生成對應的零件生產任務，減少人工操作錯誤和提高效率；

? 根據制造部要求在系統中建立了工藝流轉卡，系統自動帶出工序、工作位置、工裝、容器、標準工時等信息，更精細化的指導生產作業；

? 完善了公司定價流程，建立銷售和采購價格表，銷售和采購在系統中先走價格審批流程進行價格申請和價格變動，有了客商存貨價格后才能下達銷售訂單和采購訂單，對價格進行嚴格管控，降低公司風險。

第三階段目標：升級U8管理平臺，提升流程運轉效率；實現按單跑MRP；改善質檢效率；

2014年11月，經對用友最新版本進行評估和驗證，為了更好的解決一些遺留問題，公司將用友U8升級到最新平臺，目前正在實施的主要目標和要解決的問題點如下：

? 提升流程運轉效率，促使團隊協作更高效。

通過業務通知平臺，在整個流程運轉的各個環節設置自動提醒功能，目標做到企業上游發生業務，下游自動收到消息通知，第一時間做出處理決定；企業下游做出處理動作，上游自動收到消息通知，第一時間獲知流程執行情況，如：

1） 銷售訂單一旦審核，生產計劃第一時間知道新訂單簽單信息，從而展開計劃運算。

2） 倉庫收貨后，采購員第一時間收到貨物到達通知，從而掌控購貨進度。

? 部署即時通訊管理系統UU，讓員工能更直接、更迅速、更便捷接收工作信息。

通過新版ERP的UU即時溝通平臺實現ERP系統問題即時溝通和單據審核、變更系統自動通知相關人員，能在單據上記錄相關人員的溝通結果，做到單據異常情況有據可查，打造更高效的信息系統。

? 改善計劃運算系統，真正實現自動按單運算采購計劃、生產計劃。

計劃運算系統是制造企業的核心大腦，但是在老版本系統中，根據訂單情況，考慮庫存、采購在途、生產在途信息自動展開每單采購計劃效果并不是很好，原因在于原有的版本的設計理念還遵循最理想的企業全局工序平衡。

新版本提供LRP運算模式，其理念為按單計劃、按單生產和物料跟蹤。在進行物料需求計劃的時候，以前面運算過了的單據已經達到了供需平衡為基礎條件，只對和本次運算有關的物料進行物料需求計算，其思想和我們現有物料需求模式相吻合，本次實施想通過LRP實現銷售訂單到生產和采購的全過程跟蹤。

? 改善質檢檢驗效率。

新版本在快速檢驗方面做了大量改進，通過本次升級實現產成品的快速批量報檢，質檢部門批量檢驗操作，提高檢驗效率，對所有物料實現檢驗過程系統管控，保障公司產品質量。

? 加強生產控制級別，避免出現物料未領，產品也能入庫的混亂現象。

可以實現對生產訂單最頂端產成品入庫的控制，只要該產品的關鍵物料未進行領料操作，系統禁止產品入庫，通過這種管控方式約束生產過程的規范性，減少生產摞料頻繁和訂單物料管理亂的問題。

第四階段目標：實現在制品看板管理，實時掌控車間生產進度。

目前車間報工由于操作復雜，需要耗費大量時間錄入轉移報工單，實際只在系統中實現了關鍵工序的報工單填寫，并沒有真正做到系統工序流轉和實物流轉對應。

通過本次系統升級，依托系統物聯網技術，后續規劃使用車間條碼報工的方式提高車間報工效率，實現車間報工精細化管理。